Guia completo: gestão de tempo e produtividade

Nos últimos anos, percebe-se que houve um aumento significativo da importância do tempo na vida das pessoas. Somado a isso, temos as facilidades proporcionadas pelos meios tecnológicos que, por vezes, costumam dificultar o reconhecimento e a organização de prioridades de algumas atividades importantes do nosso dia a dia. 

Sendo assim, compreende-se a importância da gestão de tempo, uma vez que ela te permite ter clareza nas escolhas, além de fazer com que o seu tempo  seja direcionado ao atingimento de metas...

O que é gestão de tempo e produtividade?

A gestão de tempo refere-se a um processo de priorização e organização de tarefas com o intuito de se obter um melhor aproveitamento do tempo investido nessas atividades, tal situação contribui para um aumento da produtividade e eficiência. Para tanto, as técnicas para gestão de tempo devem compreender processos e decisões com foco na coordenação de objetivos que, por sua vez, são administrados de acordo com as limitações de tempo.

Nas organizações modernas e nos processos produtivos a função da gestão de tempo é de promover a identificação e o custeio das atividades a fim de eliminar desperdícios e, assim, aumentar a produtividade. Sendo assim, o objetivo principal do gerenciamento de tempo individual é de dirigir as rotinas, objetivando gerar resultados no trabalho, como também de proporcionar um tempo livre para que possa haver momentos de descanso e de descontração.

Como fazer uma boa gestão do tempo

Tendo consciência da importância do gerenciamento de tempo é importante agora estar por dentro de algumas dicas acerca de como melhor gerenciar quaisquer atividades.

Defina suas metas e objetivos

Estabelecer metas é essencial para aqueles que desejam se manter sempre motivados. Isso porque elas auxiliam na obtenção de foco, promovendo a sensação de satisfação quando elas são cumpridas. Para criar suas metas, você pode fazer o uso do conceito

• SMART: Essa metodologia ensina e ajuda a definir metas inteligentes e factíveis, ou seja, que podem ser facilmente cumpridas.

Faça um bom planejamento

Outro passo fundamental é o planejamento, uma vez que sem ele você corre um risco maior de não cumprir com as suas tarefas, além do mais, ao se programar você estará, automaticamente, ampliando as suas chances de aumentar a sua produtividade e, assim, alcançar os resultados que foram estipulados.

Para criar esse planejamento, reúna as atividades que necessitam ser cumpridas, listando de forma prática os seus afazeres. Assim, sempre que uma tarefa for cumprida você poderá marcá-la como finalizada. Além disso, também é importante  incluir os prazos para a conclusão das atividades nesse planejamento.

Crie uma ordem de prioridades

É de extrema importância criar uma ordem de prioridades, uma vez que, nem sempre, você será capaz de cumprir com todos os afazeres de sua lista. Portanto, reflita acerca das suas atividades e estabeleça prioridades e dispense ou deixe para depois aquelas que são menos urgentes para você. 

Dê sempre preferência às atividades mais relacionadas com os seus objetivos, pois, por vezes, acrescentamos na nossa lista afazeres que não possuem relação com eles e isso não é efetivo. Além disso, é essencial aprender a negar certas atividades quando se está muito atarefado, a fim de não atrapalhar ou atrasar as tarefas que são mais importantes para você.

Defina prazos

Os prazos não precisam ser um motivo de dor de cabeça para você, afinal cumprir datas e horários é fundamental quando estamos falando de rotina e organização e, consequentemente, produtividade. 

De fato os prazos podem causar uma certa aflição, mas isso pode ser evitado,  basta  estabelecer prazos reais para o cumprimento de suas atividades. Portanto, recomenda-se nunca subestimar a duração de uma tarefa e para isso é interessante cronometrar as atividades mais rotineiras, com o objetivo de se programar para o momento em que for realizá-las novamente. 

E para aquelas que nunca foram realizadas, pode-se estipular prazos, deixando sempre uma margem de segurança como forma de se prevenir caso haja algum imprevisto. Tais medidas ajudarão você na criação de prazos mais adequados, permitindo que você controle o tempo e não o contrário.

Utilize ferramentas para gestão de tempo

O mundo atual exige certa velocidade para a realização das tarefas. Sabendo disso, é importante acompanhar essa velocidade sem se sentir angustiado ou frustrado. Para isso, os meios tecnológicos devem ser utilizados a favor da otimização da gestão de tempo. Um exemplo disso é a ferramenta Google Agenda que é muito útil para organizar os compromissos, além de ser gratuita e de fácil acesso.

Porém, há outras plataformas e aplicativos que estão disponíveis no mercado e que auxiliam no gerenciamento de tempo. 

Por exemplo, o Tomato Timer é uma plataforma gratuita com a intenção de ajudar no gerenciamento de tempo, através de um alarme para suas atividades.

Há também o Trello, um recurso muito utilizado para gerenciar tarefas, pois por meio dele é possível elencar as atividades e as compartilhar entre os membros de um grupo.

Tenha sempre atitude positiva

É muito importante estar sempre preparado para os possíveis imprevistos. E para isso deve-se ter uma atitude positiva e otimista para ter calma e tranquilidade para resolver esses obstáculos que estavam fora dos planos, dessa forma poderá evitar que o seu cronograma e planejamento sejam afetados negativamente. 

Porém, é válido mencionar que para evitar esses contratempos é interessante sempre deixar uma lacuna no tempo estipulado para a realização de uma atividade.

Concentre-se no que realmente importa

Por fim, é de extrema importância que você busque fugir de todas as distrações quando for necessário ter foco para realizar alguma atividade. Sendo assim, escolha um ambiente que lhe proporcione e inspire maior concentração, pode ser uma sala ou simplesmente um cantinho que você possa trabalhar com tranquilidade. Além disso, estar distante das redes sociais no momento da realização das suas tarefas também auxilia no aumento da produtividade.