O gerenciamento de tempo tem sido muito importante nos dias atuais, por conta do acúmulo de listas de tarefas, e-mails e telefonemas que sobrecarregam os funcionários de uma empresa.
Isso ocorre porque o ambiente corporativo está cada vez mais acelerado, fazendo com que as pessoas assumam a realização de muitos projetos e atividades simultaneamente. Tal situação pode gerar uma certa dificuldade, por parte dos profissionais, em atender aos prazos estipulados, consequentemente, isso pode refletir em clientes e fornecedores insatisfeitos. Assim, haverá um aumento nos custos e uma tensão gerada para toda a equipe da empresa.
Tendo em vista esse cenário estressante e de tensão, devido ao acúmulo de funções, o tempo acaba sendo visto como um vilão, quando na verdade ele pode ser um grande aliado. Dessa forma, é essencial mudar essa perspectiva, por isso, aqui iremos conferir alguns tópicos acerca do gerenciamento de tempo, a fim de analisar de que maneira ele pode ser um grande aliado na organização das atividades de uma empresa.
O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é um conjunto de técnicas para otimizar a realização de tarefas, de maneira que a produtividade e a eficiência sejam mantidas ou até aumentadas. Dessa forma, compreende-se que esse é um processo fundamental para as pessoas que visam planejar suas atividades com o intuito de melhorar a eficiência de suas ações.
A administração do seu cotidiano pode ser a garantia de que você é capaz de dar conta de entregar as tarefas no prazo, evitando, sempre, possíveis atrasos.
Qual a importância de um bom gerenciamento de tempo?
É a partir de um bom gerenciamento de tempo que muitas empresas conseguem otimizar todos os recursos financeiros, humanos e tecnológicos, beneficiando, em muito, o resultado geral dos negócios.
Ademais, é mediante um gerenciamento de tempo adequado que se tem a motivação dos membros de uma equipe, isso porque se cria um ambiente repleto de satisfação e realização dos colaboradores, gestores e clientes.
Em resumo, o gerenciamento de tempo é fundamental para a construção de uma cultura e de um espaço de excelência na empresa.
Porém, é válido mencionar que, a gestão do tempo é uma habilidade interessante em todos os âmbitos da vida, e não apenas no trabalho, uma vez que ela se aplica muito bem à rotina pessoal. Assim, quando você administra o seu tempo de forma adequada, pode, facilmente, aumentar seu rendimento. Tal situação contribui para a manutenção do bem-estar e do sentimento de felicidade.
Quais os benefícios do gerenciamento de tempo?
Acima vimos alguns pontos positivos em se realizar um bom gerenciamento de tempo para a sua rotina de trabalho. Porém, é válido mencionar algumas outras vantagens de obter seus processos cotidianos bem organizados. Tais benefícios, são:
Maior produtividade e eficiência
A organização das suas atividades do dia a dia permitirá que você aumente sua produtividade no trabalho, permitindo com que você tenha a capacidade de realizar um número maior de atividades em um curto espaço de tempo, como, também, mais tempo para empenhar-se em cada ação, melhorando a qualidade de cada tarefa.
Economia
É importante saber que, a cada minuto que se passa realizando uma atividade de menor importância é um tempo que se desperdiça. Isso porque, esse mesmo tempo poderia estar sendo utilizado para a realização de uma tarefa muito mais lucrativa que traria maiores benefícios, ou seja, aproveitar de forma adequada as horas do seu dia pode representar uma grande economia financeira para você e, consequentemente, para a sua empresa.
Boa reputação profissional
Todo profissional tem uma reputação que deve ser zelada. Nesse sentido, não é bem visto aquele profissional que não é capaz de entregar suas tarefas no tempo determinado. Portanto, um bom gerenciamento de tempo pode auxiliar na obtenção de prestígio e boa reputação dentro da empresa.
Menos estresse
É prejudicial para a saúde mental obter um excesso de tarefas para fazer durante o dia. Ainda pior que essa situação é quando se trabalha incansavelmente e não consegue cumprir com a lista de afazeres.
Nesse sentido, cabe mencionar que o gerenciamento de tempo auxilia justamente na manutenção da saúde mental e física, pois quando se tem as tarefas do dia muito bem organizadas e planejadas, é gerada uma sensação de relaxamento que é bastante recompensadora. Logo, a gestão de tempo se torna um verdadeiro remédio contra o estresse do dia a dia.
Como fazer o gerenciamento de tempo?
Variadas são as técnicas para gerenciar a sua rotina quando o objetivo é alcançar uma maior produtividade, podendo ser desde a utilização de post-its e até controles mais rigorosos do tempo, como a utilização de um cronômetro. Logo, cabe definir a técnica que melhor funciona para a sua empresa. A seguir veremos alguns desses métodos de gerenciamento de tempo.
Método Kanban
O kanban é uma técnica de gestão de projetos bem conhecida em todo o mundo, que auxilia a equipe a organizar sua rotina.
Esse método funciona por meio de um quadro que é dividido por listas e diversos cartões coloridos que facilitam a visualização de cada tarefa a ser cumprida. Geralmente, estas divisões contêm palavras como “concluído”, “a iniciar”, “em andamento”, porém outras classificações, também, costumam ser utilizadas.
Método GTD
GTD é uma técnica que consiste em 5 passos que têm o objetivo de fazer o indivíduo focar em um projeto até que ele seja concluído.
O primeiro passo, refere-se a capturar todas as tarefas que merecem atenção. Posteriormente, é necessário esclarecer cada informação selecionada para saber que tipos de ações elas demandam. O terceiro passo é a organização dos itens de acordo com a prioridade. Depois a parte da reflexão acerca das listas para assegurar que tudo está dentro do planejamento. Por fim, é hora de se engajar nas tarefas até sua conclusão.
Método Pomodoro
Essa é uma das mais famosas técnicas de gerenciamento de tempo. Ela consiste na realização de ciclos de trabalho com 25 minutos de duração cada um, colocando entre eles um período de descanso de 5 minutos, sendo que a cada quatro ciclos a pausa deve ser de 30 minutos.
Essa estratégia visa promover um “descanso” para o cérebro. Isso porque, uma ação realizada ininterruptamente por mais de 25 minutos, deixa sua mente cansada, fazendo com que haja uma perda na qualidade do trabalho. O objetivo dessa técnica, portanto, é fazer com que você realize uma tarefa com muito foco por um ciclo e que depois tire um breve período para relaxar.
