Gerenciador de tarefas: o que é, como usar, importância e mais!

O tempo é algo bastante discutido no mundo, a todo momento estamos falando sobre isso, em como a rotina está cada vez mais “apertada” e em como cada vez  temos menos tempo para dar conta de nossas tarefas do dia a dia.  A questão é: o tempo continua o mesmo, são as mesmas horas de sempre, nesse mesmo padrão de 24 horas.

Mas se as horas continuam as mesmas  de sempre, o que mudou de uns tempos para cá que elas não parecem mais o bastante? É justamente a rotina junto ao modo como você organiza suas tarefas. É bem claro que, se você não gerencia seu tempo direito, terá a sensação de não tê-lo. É fundamental perceber isso, para vida e para o seu trabalho, principalmente.

É assim que surge o tema em questão, gerenciador de tarefas. É com essa ferramenta que você conseguirá essas horas milagrosas, o seu dia parecerá ter  pelo menos 10 horas a mais e você se sentirá muito mais descansado e relaxado. O que é um gerenciador de tarefas?

O gerenciador de tarefas é uma ferramenta de organização, um software de gestão, e é usado dentro de uma organização com o intuito de otimizar as diversas funções dos colaboradores da empresa, com prazos estabelecidos, deixando todos a par do prazo para cumprimento de uma tarefa, como está o fluxo de ocupação, se não há um excesso de trabalho para todos.

É como uma agenda, nele você deixará tudo listado de forma organizada, tudo que precisa ser feito, pode definir o que mais é importante, o que tem de menos prioridade, tudo completamente em ordem, de modo que torna o cumprimento das tarefas mais eficiente. Existe até uma espécie de alarme, para alertar o responsável pela execução de determinada atividade, quando necessário.

Principais funcionalidades de um gerenciador de tarefas

Integralização de dados ou centralização de dados

O gerenciador permite que você tenha seus dados em um só lugar. Desse modo, você não perde tempo procurando informações separadamente. O  software ainda sistematiza esses dados em gráficos, em quantos forem necessários, para ter uma ideia do que está ocorrendo. 

O software ainda possui uma função de compartimentação, onde serão separadas por área cada setor, por exemplo, os dados do financeiro, da contabilidade, do RH, e assim por diante.

Organizar informações e definir prazos

Sabemos como a rotina de uma empresa é pesada, passamos horas e horas presos em escritórios executando tarefas que, diversas vezes, se fossem melhor organizadas, já teriam sido executadas. Imagine que precisava que  determinada atividade fosse cumprida, mas por acaso com a turbulência do dia a dia, ela não foi. De repente, alguém relembra, e a tarefa começa a ser cumprida, mas com um atraso absurdo.

Pois bem, o gerenciador de tarefas permite que você organize tudo que precisa ser feito e defina um prazo para aquilo. E vai além disso, se não for definido como executado, ele emitirá um alerta para o responsável para que possa ser feito. 

Mensurar o tempo investido nos projetos

Além das funcionalidades acima, que já são altamente valorizadas, esse software também permite que mensure a quantidade de tempo gasta para realização de cada tarefa, ou seja, se a atividade estiver demorando, pode descobrir a quantidade de tempo que normalmente gastaria e descobrirá se o projeto em questão está ou não atrasado, se há algum problema e tudo relacionado a isso.

Tornar a sua equipe mais produtiva

Todas as funcionalidades juntas em uma ferramenta permite que você otimize o tempo, ou seja, não haverá mais perda de tempo, haverá cumprimento de prazos,  haverá organização, haverá feedbacks imediatos de tudo que está ocorrendo, tornando assim sua equipe mais organizada e,  consequentemente, mais produtiva do que antes. Vai parecer mágica.

Controlar as atividades com o gerenciador de tarefas

Como mencionado anteriormente, o software permite todo um controle de informações, de tarefas, de produção, de falta de produção, tudo estará detalhado e, desse jeito, você terá o controle das coisas. Não há secretário melhor do que esse, fará praticamente o papel de um, mas fará muito mais, como o próprio nome diz, ele te ajudará a gerir as tarefas de um jeito melhor.

A importância de contar com um gerenciador de tarefas

Depois de tudo que foi exposto sobre essa ferramenta brilhante, percebe-se a importância dessa ferramenta, não é, mesmo?

• Otimizar seu tempo;
• Planeje melhor atividades e projetos;
• Obtenha feedbacks de produtividade;
• Permite maior interação entre o quadro de colaboradores;
• Permite saber os pontos fracos da empresa e como melhorar;
• Mensura a quantidade de tempo de todo o serviço;
• Ajuda no gerenciamento da equipe;
• Reduz o estresse que um ambiente caótico causa;
• Deixa a equipe mais focada, com objetivos totalmente definidos.

Principais gerenciadores de tarefas do mercado

Existem alguns gerenciadores que são mais utilizados por haver um melhor funcionamento, são o seguinte:

• Trello;
• Google Keep;
• Omni Focus;
• Wunderlist;
• Quire;
• Taskboard.

Todos esses aplicativos são os mais bem  avaliados pelas empresas, possuem um ótimo feedback no mercado. Se você se interessou por essa ferramenta incrível que é o gerenciador de tarefas, teste um deles para você.