Cargo de Auxiliar Administrativo: o que é, como fazer para sua empresa

O cargo de auxiliar administrativo atua como apoio para diversas áreas, podendo realizar tarefas como atendimento telefônico, recebimento e organização de correspondências, organização de documentos, preenchimento de planilhas e outras atividades que dependerão da atuação da empresa.

Esse profissional é responsável por fornecer suporte às tarefas administrativas de uma empresa ou organização, na qual planejam, organizam, coordenam e controlam todos os procedimentos operacionais, cuidam das suas documentações e de áreas mais específicas como contabilidade, recursos humanos ou logística.

Dessa forma, é de suma importância conhecer um pouco mais sobre o que é, o que faz um auxiliar administrativo, quais as suas principais atribuições, qual o nível de escolaridade exigida para atuar nessa área, bem como qual a remuneração média dessa profissão.

O que faz um auxiliar administrativo?

O auxiliar administrativo tem capacidade para atuar em diversos departamentos, principalmente dentro do escritório, sendo peça fundamental para o bom andamento da rotina do setor. Assim, esse profissional está em basicamente todas as equipes, porém com descrições distintas.

Esse profissional é responsável por dar suporte às tarefas administrativas de uma empresa ou organização, na qual planejam, organizam, coordenam e controlam todos os procedimentos operacionais e também as suas documentações.

A depender da sua atribuição e da área de atuação, os assistentes administrativos são encarregados de enviar e receber correspondência, bem como recepcionar fornecedores e clientes.

As funções de um auxiliar administrativo

As funções irão variar de acordo com a empresa, do tamanho do setor. Dentre as principais atribuições requeridas para um auxiliar administrativo são:

Atendimento telefônico e presencial;
Organização de arquivos;
Recepção e envio de documentos;
Criação de planilhas;
Verificação da entrada e saída de correspondências;
Auxílio aos assistentes, analistas e supervisores nas atividades propostas.

As funções específicas do cargo se modificam conforme a experiência, o cargo e a especialidade. De modo resumido, o trabalho de um assistente administrativo pode envolver as seguintes funções:

Atendimento ao cliente e fornecedores;
Gerenciar e-mails, chamadas e correspondências;
Revisar documentos de escritório, como faturas e relatórios;
Arquivamento e organização de documentos em papel, além de documentos eletrônicos, como e-mails, faturas, relatórios e outros registros;
Agendar e coordenar reuniões profissionais, entrevistas e compromissos;
Manter um calendário e coordenar o fluxo de trabalho e reuniões;
Preparar pautas de reuniões de forma a maximizar a eficiência do tempo;
Reserva de salas de conferência e outros locais de reunião;
Manter a organização do escritório e resolver quaisquer problemas ou pendências;
Solicitar materiais em falta e manter o estoque;
Realizar pesquisas gerais e fornecer informações e recomendações;
Preparar apresentações, documentos e outros relatórios.

Como funciona o curso de Administração?

Para atuar em cargos de auxiliar de administração, a formação mínima exigida é de Ensino Médio, ou seja, o segundo grau. No entanto, a área de administração é muito promissora e oferece diversas oportunidades para o profissional se desenvolver. Portanto, cursar uma faculdade de administração é um caminho para o auxiliar administrativo crescer profissionalmente.

O curso é oferecido como bacharelado em Administração, com duração de quatro anos. O curso tem como objetivo preparar o profissional para lidar com diversas áreas, gerindo recursos materiais, humanos e financeiros de uma empresa.

Segue abaixo, as principais disciplinas do curso de administração, conforme a grade curricular do curso de Administração:

Administração do Capital de Giro;
Administração Estratégica;
Análise de Cenários e Planejamento Mercadológico;
Comportamento do Consumidor;
Comportamento Humano nas Organizações;
Empreendedorismo;
Fundamentos de Administração;
Fundamentos de Contabilidade;
Fundamentos de Direito e Estruturação Empresarial;
Fundamentos de Economia;
Fundamentos de Finanças;
Fundamentos de Gestão de Pessoas;
Gestão da Marca e Posicionamento;
Gestão da Tecnologia da Informação;
Gestão de Custos e Precificação;
Gestão de Inovação;
Gestão de Processos;
Gestão de Projetos;
Gestão do Composto de Marketing;
Gestão Estratégica de Pessoas;
Gestão Logística da Cadeia de Suprimentos;
Gestão Orçamentária;
Matemática Financeira;
Métodos Quantitativos Estatísticos;
Pesquisa Operacional e teorias dos Jogos;
Produção Discursiva - Oralidade e Escrita do Ensino Superior;
Sustentabilidade e Ética Organizacional.

A remuneração de um auxiliar administrativo

O auxiliar administrativo possui a remuneração, média, inicial de R$1.200,00, isso irá depender do porte da empresa e, lembrando que esse valor é para profissionais que estão começando no mercado de trabalho.

Onde o auxiliar administrativo pode trabalhar?

O auxiliar administrativo pode atuar em escritórios jurídicos, contábil e médicos, em empresas de recrutamento e seleção, escolas, hospitais, agências governamentais, empresas de logística, hotéis, shoppings, salões de beleza, entre outras. Ou seja, qualquer empresa ou organização que necessite de um profissional para atuar na sua área administrativa, setor de compras, logística, marketing, financeiro e RH.

Quais os cargos relacionados da área administrativa

A atuação em cada área e cargo irá depender do nível escolaridade e especialização:

Auxiliar de escritório - auxilia em todos os departamentos da organização, geralmente empresas de pequeno e médio porte. Além disso, realiza serviços internos e externos.
Auxiliar administrativo financeiro - atua no setor emitindo relatórios de contas a pagar, lançamento de notas fiscais, insere dados em planilhas financeiras, auxilia a equipe de faturamento.
Auxiliar administrativo contábil - Nesse setor, o profissional deve ter noções de contabilidade, pois vai realizar conciliações de contas, escrituração fiscal e serviços externos para o registro de documentos nos órgãos competentes.
Auxiliar administrativo de pessoal - o profissional deve atuar com sigilo e responsabilidade, pois terá acesso à folha de pagamento, auxiliando na conferência, aos processos seletivos, muitas vezes ajudando na triagem de candidatos, recepcionando os mesmos e aplicando testes de recrutamento.
Auxiliar administrativo bilíngue - o profissional pode atuar na secretaria ou no escritório da diretoria, intermediando o contato entre estrangeiros e a empresa.

Quais habilidades um auxiliar administrativo precisam desenvolver:

Para almejar sucesso e destaque na profissão, é preciso desenvolver algumas habilidades tais como:

Habilidades de comunicação verbal e escrita: possuir um domínio sólido da língua portuguesa para redigir e-mails e comunicados e saber se comunicar com clareza para negociar com fornecedores e repassar as informações para os superiores.
Habilidades interpessoais: O auxiliar administrativo vai trabalhar com muitas pessoas, incluindo clientes, fornecedores e colegas de escritório. É importante saber ouvir e conviver da melhor maneira possível.
Habilidades multitarefas: nessa área da administração há diversas tarefas fundamentais, como organização, negociação e gerenciamento. Ou seja, o profissional deve ser capaz de lidar com várias demandas ao mesmo tempo.
Habilidades organizacionais: O profissional vai precisar manusear muitos arquivos, digitais e físicos. Sendo que a organização é fundamental para ser capaz de localizar um documento ou recuperar protocolo a qualquer momento.
Capacidade de tomar decisões: A rotina administrativa implica muitas funções simultâneas e cabe ao profissional ser capaz de priorizá-las e tomar decisões com rapidez e facilidade.
Orientação aos detalhes: trabalhar com documentação faz parte da rotina da profissão, para executar suas atividades com excelência é preciso ter orientação aos detalhes para ser capaz de revisar os dados e identificar se há alguma imprecisão.
Conhecimentos de softwares: as atividades cotidianas precisam que o profissional saiba lidar com softwares, como o Excel, para gerenciar planilhas, e o PowerPoint.