Possuir uma organização no trabalho é fundamental para qualquer área profissional, isso independe de cargo ou nível de experiência que se esteja exercendo. Afinal, a organização do ambiente de trabalho tem grande poder de influência na produtividade e até na eficiência da execução das tarefas propostas.
Mas, você realmente acha que é possível conseguir êxito no trabalho com falta de organização do ambiente? Onde sua mesa encontra-se repleta de papéis ou de tantos documentos amontoados? Ou até mesmo a quantidade de copos ou canecas que ainda não levou de volta à copa?
Muito se fala sobre maneiras de como ser mais produtivo, ser proativo, ter reconhecimento no trabalho, mas muito pouco se aborda a respeito da importância de se manter uma organização do ambiente de trabalho.
Desse modo, manter o incentivo, ordem e o padrão de organização em qualquer ambiente do trabalho são fundamentais, para que todos os funcionários consigam realizar as suas funções e alcançar as metas com maior eficiência.
Por essa razão, você vai conhecer qual a dimensão positiva de manter a organização do ambiente de trabalho e também quais ferramentas poderão ser utilizadas, com intuito de pôr em prática tudo que foi aprendido e colher os bons frutos. À vista disso, aqui iremos conferir os 10 passos para ter organização no trabalho.
Qual a importância da organização no trabalho?
É preciso ter em mente que, conseguir destaque e reconhecimento no seu trabalho, não estão relacionadas somente com os cursos e especializações realizadas, ou até mesmo com as habilidades profissionais e técnicas que possui.
Assim, além de toda conquista teórica por meio dos estudos, de modo complementar a isso, tem-se a maneira com que promove o gerenciamento do seu tempo, como equilibrar e controlar as atividades diárias, bem como a organização física do ambiente.
As vantagens da organização no trabalho
Ser uma pessoa organizada te possibilita:
- Entregar os resultados ou até superar as expectativas;
- Atuar em um projeto com maior qualidade e responsabilidade;
- Cumprir prazos;
- Melhorar a sua produtividade e das pessoas à sua volta;
- Possuir maior controle a respeito da sua rotina;
- Potencializar a produtividade;
- Tornar mais prática a rotina; ·
- Possuir maior controle na gestão do tempo;
- Evitar que os documentos importantes se percam;
- Diminuir os níveis de estresse do ambiente de trabalho;
- Aumentar a motivação da equipe;
- Obter melhores resultados.
Observou como existem inúmeras vantagens e benefícios? Então, Para conseguir se uma organizar no trabalho, segue abaixo 10 passos de como fazer isso da melhor maneira possível:
10 passo para promover a organização no trabalho
Organize seus horários de entrada e saída do trabalho
O primeiro passo é simples de pôr em prática, que é conhecer quais são os seus horários, tanto de entrada quanto de saída do trabalho, para que eles estejam em conformidade com a sua rotina pessoal. Pois, não é somente sobre registrar o ponto, mas como tudo deve ser organizado previamente antes de chegar ao trabalho.
A exemplo disso, quando acordar, você deve ter tempo para tomar café da manhã, realizar sua higiene pessoal e o deslocamento para a empresa, caso não trabalhe de home office. Desse modo, a forma como leva a sua vida pessoal está mais conectada com os resultados obtidos no âmbito profissional do que se imagina.
Conheça suas prioridades
É primordial que se compreenda quais são suas principais responsabilidades no dia a dia, e ter muito claro o que precisa ser feito hoje, amanhã ou durante a semana, ou seja, obter uma visão geral de todo o planejamento a fim de conhecer suas prioridades.
Use uma agenda para manter a organização
Sempre faça um planejamento da sua semana, bem como um planejamento específico do dia. Por mais que pareça óbvio, você deve anotar todas as funções que precisa desempenhar ao longo da semana e do dia para que se tenha uma real noção do que irá exigir maior atenção e prioridade. Para isso, poderá obter uma agenda em papel ou até mesmo app como o Google agenda.
Controle suas atividades com ferramentas de organização
Algumas opções são:
- O Google Agenda - funciona como uma ferramenta de organização;
- Trello - se trabalha em algum projeto com várias etapas e tarefas em parceria com outros colegas. Ele é gratuito e com quadros interativos;
- Notion - é possível documentar e organizar quase todos os aspectos da sua vida profissional.
Reserve pausas
De acordo com um estudo feito pelo Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft, constatou que várias reuniões feitas em sequência provocam fadiga mental. Portanto, faça pequenas pausas de 10 minutos para ajudar a manter o grau de eficiência do seu trabalho.
Faça anotações constantes das suas tarefas diárias
Devem-se anotar os pontos ou conclusões relevantes que foram retiradas ao longo do dia, principalmente, se está envolvido em diversos projetos ou participa de muitas reuniões. Dessa forma, tais anotações podem te auxiliar na execução de outras tarefas.
Foque em um projeto por vez
Isso irá depender da quantidade de tarefas que estão na sua lista, sendo imprescindível focar em uma por vez. Dessa maneira, estará garantindo a qualidade no trabalho que entrega, evitando erros e acúmulo de tarefas.
Cumpra os prazos
A falta de organização na rotina pode provocar o descumprimento dos prazos e isso é péssimo. Portanto, controle sua agenda e mantenha claro quais os prazos de entrega, a fim de evitar que os imprevistos atrapalhem.
Use feedbacks para melhorar sua organização
Feedbacks são excelentes para sua organização profissional e pessoal, uma vez que a observação de outras pessoas ao seu redor pode te auxiliar no momento de identificar quais os pontos em que se deve melhorar no trabalho.
Momentos para falar sobre tudo, menos de trabalho
É necessário adquirir momentos para falar sobre tudo, menos de trabalho, pois isso terá grande impacto positivo na vida e, consequentemente, na área profissional. Pois, é primordial para renovar as energias que são investidas diariamente no seu trabalho. Afinal, a saúde pessoal tem total influência na rotina de trabalho.
